誰も教えてくれない仕事効率化のキモ……それは段取りなのだ
仕事ってどうやったら楽が出来たり効率的にできるんだろう？
って考えたことは誰しもあると思います
しかもその仕事を効率的にやる方法は誰も教えてくれないのが現実……
なので今回は、仕事を効率的にこなしていく具体的な方法と、
無意識のうちに仕事が上手く捌ける思考トレーニングについてのお話です
誰も教えてくれない仕事のキモ
仕事を上手く回すコツは、仕事中ではなく、仕事をする前にあります
そう仕事を効率的にこなすには段取りが全ての鍵を握っているんですね
では、段取りがどれほど大事なのかを見てみましょう
段取りで仕事の8割が決まる
仕事の効率は、段取りで8割決まると言ってもいいです
他のことを考えながら仕事をすると、マルチタスクになり、仕事の効率性が落ちてしまいます
その上、仕事がひと段落したあとに
と考えるだけでも集中力が途切れてしまう人も多いはずです
仕事の段取りを予め決めておいて、Aが終わったらBをする！と淡々と仕事をこなせれば、
集中力も途切れにくく、時間のロスも少ないということになります
段取りは仕事を効率良くこなす上では重要なことがわかったと思います
しかし、どうやって段取りを組んでいくのがいいのでしょうか？
想像は最強の仕事ツールである
実は段取りを決めるには、想像することが最強のツールになるんです
どういうことなのかというと、今日一日の仕事をしているところを想像することで、
実際に仕事をしている中で
・何の仕事を先にやった方がいいのか
・後回しにしても大丈夫な仕事はどれか
・仕事の準備はどれくらいしておかなければならないのか
・トラブルや邪魔が入ったときにはどう対処するのか
が頭の中で整理されます
私も、仕事の空いてる時間で、これから1時間に起こり得る出来事とその対処、どう動くかをイメージすることが習慣になっています
仕事の段取りをイメージするのは、今日の仕事の練習だと思ってください
スポーツもぶっつけ本番でいい記録が出たりはしませんよね？
入念な準備と、多くの時間を練習に割いたからこそ高いパフォーマンスを得ることができるわけです
仕事も同じで、ぶっつけ本番では、たくさんの情報を与えられて、それに即座に優先順位をつけることは始めは難しいと思います
なので、仕事の練習で大まかなイメージを先に作っておきましょう
さてイメージはしても、自分の力ではどうにもならない邪魔者が時々仕事には絡んできます
上司からがいきなり仕事を振ってきたり、予定していた時間になっても顧客が来なかったり……挙げればキリがありません
そのような邪魔者をなるべく介入させないということは出来ないんでしょうか？
邪魔者をどうやって介入させないか、のコツ
不意のトラブルや他人などの邪魔者はあなたの意思とは関係なく、あなたの集中力やモチベーション、時間を奪っていきます
せっかくいい段取りを組んで、集中して仕事をしているのにそのせいで集中力が途切れたら元も子もありませんよね
その邪魔者を介入させないための方法を解説します
まずはトラブルについてです
起こったトラブルの優先順位が低そうなら自分以外の人にやってもらうことがベストでしょうし
優先順位が高そうで自分の案件に回ってきたのであれは自分が全力で対処した方がいいです
優先順位が高そうなトラブルというのは専門性を有している人にしか基本的に回ってきませんから、自分に回ってきたということは周りからの評価が高いということです
なので、そのトラブルを解決することにより自分の評価をあげることが出来るでしょう
厄介なのは誰にでも出来るような簡単なトラブルです
それが自分に回ってきたということは「あいつにやらしておけばいいや」と適当に仕事を振られた可能性が考えれます
その時には、上手な仕事の断り方を知っておくのがいいでしょう
それは主張的反応（アサーティブ）と呼ばれる断り方です
簡単な応用心理学の記事でも書いていますが、
と受け入れるようなニュアンスで、でも今は出来ないよと主張することがいい断り方です
こうすることによって「仕事はする気があるけど今は無理」と相手に伝え、
と相手に思わせるテクニックです
これなら、面倒な仕事を断ってもしこりは残りにくいんですね
自分が仕事に集中したいときに同僚から
と言われた時にも使える便利心理テクニックですよ
さらに同僚からの仕事のお願いは、アピールを使うことによっても抑制することが出来ます
朝のちょっとした時間に、
と雑談の中で盛り込んでおくと
と考えてくれます
本人に言いにくい場合は、仲のいい同僚に、
と言っておくと、他人から何か頼まれているところを見た同僚が助け舟を出してくれることもあります
これは私自身がよく使うテクニックで、これを言った日には仕事を頼まれる率が減りますし、頼まれた仕事を
と横流しすることもできますのでお勧めです
さて、今回はなぜ仕事の段取りが大切なのかと邪魔者解決法についてお話ししました
あなたが仕事を効率よくこなせる一歩になれば嬉しいです
それではっ
